Ο Γ.Σ. Ηρακλής αποτελεί μια αθλητική κυψέλη όπου αθλούνται σε δεκάδες διαφορετικά σπορ εκατοντάδες νέοι και νέες. Ο συντονισμός των τμημάτων του Γ.Σ είναι ένα δύσκολο έργο και είναι επιτακτική η ανάγκη εφαρμογής σύγχρονων μεθόδων για τη μεγιστοποίηση των δυνατοτήτων του συλλόγου. Στο παρακάτω άρθρο προτείνουμε στη διοίκηση του συλλόγου συγκεκριμένες δράσεις που θα βελτιώσουν την οργάνωση του συλλόγου μας:

1. Καθιέρωση κάρτας αθλητών, προπονητών και εφόρων για την πλήρη καταγραφή και έλεγχο των τμημάτων.

2. Πλήρη απασχόληση υπευθύνου επικοινωνίας και ενημέρωσης του ΤΑΠ-Γ.Σ με σκοπό την ενημέρωση των μελών και των φίλων του συλλόγου με τα τεκταινόμενα της ομάδας. Εξωστρέφεια και ενημέρωση των μελών και των φιλάθλων για τους στόχους και τις ενέργειες του συλλόγου.

3. Δημιουργία ιστοτόπου για την προβολή όλων των δραστηριοτήτων  των τμημάτων και της διοίκησης. Ένα καλό παράδειγμα αποτελεί ο εξίσου ιστορικός σύλλογος ΠΓΣΣ που στην ιστοσελίδα του pgss.gr αναφέρει λεπτομερώς τα σχέδια του συλλόγου για την αξιοποίηση των εγκαταστάσεων του, προβάλλει το έργο των ακαδημιών του και ενημερώνει το κοινό για όλα τα τμήματα του.

4. Μηχανοργάνωση για πλήρη καταγραφή εσόδων από χορηγίες, ακαδημίες τμημάτων και εξόδων για τον πλήρη έλεγχο των τμημάτων και την πλήρη καταγραφή των αναγκών.

5. Δημιουργία κάρτας μελών Γ.Σ με προνόμια (δωρεάν είσοδο σε ερασιτεχνικούς αγώνες, εκπτώσεις σε αγορές από καταστήματα χορηγών κτλ.) ως επιπλέον κίνητρο για την εγγραφή. Αποστολή ενημερωτικών φυλλαδίων στα μέλη.

6. Ανάθεση σε προπονητές και εφόρους των τμημάτων να εκπονήσουν μελέτη σχετικά με τις ανάγκες των τμημάτων για την ανάπτυξη των ακαδημιών και των αγωνιστικών ομάδων έτσι ώστε με βάση τις συνολικές ανάγκες των τμημάτων να σχεδιαστεί η μελλοντική αξιοποίηση της ακίνητης περιουσίας του συλλόγου.

7. Καταγραφή παλαιών αθλητών ανά τμήμα και προσπάθεια επικοινωνίας για την καταγραφή του δυναμικού των φίλων-παλαιμάχων κάθε τμήματος.

8. Αναλυτική καταγραφή της ιστορίας κάθε τμήματος σε συνεργασία τμημάτων με το αρχείο του Γ.Σ.

9. Καθιέρωση εθελοντισμού φιλάθλων σε ανάγκες του συλλόγου. Πολλές απλές εργασίες που δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν λόγω του περιορισμένου χρόνου σε σχέση με το φόρτο εργασίας των λίγων εργαζομένων στο σύλλογο, μπορούν να δοθούν σε εθελοντές φιλάθλους που μπορούν να αφιερώσουν κάποιο χρόνο για να βοηθήσουν το σύλλογο.

10. Σχεδιασμός προγράμματος κατάρτισης αθλητών για τις ακαδημίες των τμημάτων σε συνεργασία με έμπειρους προπονητές και καθηγητές για την καλύτερη δυνατή εκμάθηση και διαπαιδαγώγηση. Το πρόγραμμα αυτό, πέρα από την εκμάθηση των αθλητών θα προβλέπει και επισκέπτες ομιλητές, ιατρούς, φυσιοθεραπευτές, διατροφολόγους, αθλητές, προπονητές, παιδοψυχολόγους κ.α). Κάποιες από τις εκδηλώσεις μπορούν να είναι κοινές για τα τμήματα του συλλόγου καθώς πρέπει να προωθηθεί ένα κλίμα άριστης συνεργασίας μεταξύ των τμημάτων με στόχο την ενίσχυση της ιδέας του Ηρακλή μας στους αθλητές/τριες του συλλόγoυ.